ワーキングマザーの仕事時間短縮術

パソコン画面

私は大学卒業後入社した会社で2度の出産を経て、勤続10年。ワーキングマザー歴は5年になります。まだまだ未熟者ですが、子育てしながら仕事する中で「どうやったら残業せずに早く帰れるか」「残業をしなくてもどう会社に貢献できるか」を考えて、自分なりにいろいろ試してみて、「こうすればうまくいくかも」という方法をご紹介します。育児に仕事に家事に毎日追われている働くママたちの参考になれば幸いです。

定時に帰る仕事術

子供がいて、旦那や祖父母の助けなしに働くとなると、保育園が必須です。でも預けられる時間には限りがあるし、子供のためにも早く帰らなければいけません。私も出産前は21時くらいに帰宅するのも当たり前でしたが、今は基本的には定時で上がっています。仕事量を減らしてもらったのももちろんありますが、自分にできる範囲で効率化しています。私は事務系なのでオフィスワークでの方法だけになりますが、仕事時間短縮のために実践している方法を紹介します。

文字入力時間を短縮

オフィスワークで一番多いのは文字入力ではないでしょうか。私はブラインドタッチはできるので手書きよりタイピングの方が早いですが、それでも長い文章を打つのは時間が掛かるので、短縮を目指して日々考えています。

よく使う文章は単語登録

以前は一発変換されない難しい名字とか業界用語とか単語だけを登録していましたが、メールでいつも「お疲れ様です。」「よろしくお願い致します。」と入力していて、ふと「長い文章も登録してしまえばいいのでは?」と思いつき、登録してみるととアラ便利!だまされたと思ってやってみてください!私が今登録している主な文章をまとめてみます。

単語 よみ
お疲れ様です。 おつ
ありがとうございます。 あり
お世話になっております。 おせ
よろしくお願い致します。 よろ
お見積もりを添付致します。 おみ

登録する文章は自分がよく使うものでアレンジしてください。例えば人名も役職名をつけてしまって

  • 総務部 田中部長殿 ⇒たな

など登録してもいいです。「よみ」の文字数は1文字だと関係ない文章の時も変換されてしまい逆に不便になるので、2~3文字で、自分が覚えやすいようにすること。これだけでも入力の時短&ストレスが減ります。

メール署名をうまく活用

単語登録していてもズボラな私はさらに楽をしたいと思い、私はお客様へのメールを頻繁にするのですが、そのメールをもっと早く入力できないかと考えました。それまでは前回別のお客様に送った似たようなメールを送信済みフォルダから探し、コピペしていましたが、それも結構手間が掛かります。そこで思いついたのが、メールの「署名」機能を使うこと。メールソフトにはたいてい「署名」機能があります。メールの文末に「○○株式会社○○部○○」と自分の名前とか入れるアレです。そこに長い文章を入れてしまいます

例)(ここはメール作成時に相手名を入れる)様

お世話になっております。
お見積もりを添付致しましたのでご確認ください。
よろしくお願い致します。

*************

○○株式会社 ○○部
○○(名前)

これは同じようなメールを何度も打つ場合だけに使える技ですが、当てはまるなら使わない手はないです。かなりの時間短縮になります。

フォーマットを作成

さらにいつも同じ内容の書類、例えば見積書などを作成する場合は、フォーマットを作成しておくととても便利です。フォーマットはネット上にも無料のものがいろいろありますし、それを基にして自分が使いやすいようにアレンジするといいです。

無駄な時間をなくす

ここまでは主にパソコンでのオフィスワークに使える技を紹介しました。次はどんな仕事でも当てはまると思われる、仕事の手順に関する短縮術を紹介します。

動線を考える

私は仕事中、仕事場の動線をいつも考え、できるだけ移動時間が少ないようにしています。例えばトイレに行く途中にプリンターがあるなら、印刷のボタンを押してからトイレに行き、帰りに印刷物を取って席に戻るなどです。細かいかもしれませんが、ワーキングマザーにとっては1分1秒が貴重です。あんまり考えすぎると逆に時間がもったいないので、少し気に留める程度でいいですが、ちょっとしたことでも時間短縮になります。

優先順位を考える

これは社会人なら誰でも考えるべきですが、恥ずかしながら私は出産前はあまりできていませんでした。必要に迫られないとやらないタイプです(笑)優先順位を考える際に私が気をつけているのは、単に自分だけの仕事の優先を考えるのではなく、他の人も含めて考えるということです。例えば自分は午前中までに書類を作らなければいけないけど、同僚から質問があり調べる必要がある時、自分のことだけ考えるなら書類を作ってから調べればいいですが、その間同僚は待ち時間ができてしまいます。もちろん同僚も他の仕事もあるでしょうが、その質問を後回しにすると忘れてしまう可能性もあります。私はすぐに解決できること、他の人からの質問などにはなるべくすぐに対応することにしています。

休んだ時のために日頃から準備する

ここからはワーキングマザーならではの「急に子供が熱出した」などで急きょ仕事を休まざるを得ない時に備える方法を紹介します。また、子供がいると急な病気以外にも行事等でちょくちょく休むので、その時のためにも備えが必要です。

マニュアルを作成する

休んだ時の仕事は「ためて後で自分でする」「他の人にしてもらう」のどちらかだと思いますが、数日の休みならまだいいのですが、インフルエンザで1週間休みとなると挽回もきついし、その間の仕事が回らなくなります。となると他の人にやってもらう必要があるので、その際に分かりやすくするのはせめてもの務めです。作業の手順を分かりやすくまとめたり、状況が誰でも分かるように一覧表を作ったり、できる限りのことはします。電話で伝達する必要がある場合もあるので、それらのファイルはデスクトップなど分かりやすいところから開けるように、またフォルダ名、書類名も誰でも分かりやすいように日頃から考えておく必要があります。

自宅でも作業できるように

仕事内容によって、会社が許可してくれるのであれば、自宅で作業することもあるかもしれません。私もどうしても期限が決まっている仕事は会社から在宅勤務を認めてもらい、自宅で子供をおんぶしながら作業したこともあります。そういった場合もあるので、普段から使うファイルを分かりやすくしておいたり、USBに保存しておいたりすると対応しやすくなります。もちろん会社によっては自宅に業務内容を持ち込むのは禁止されている場合もあると思いますので、そこは確認してください。

できることはすぐする

これは上でも書きましたが、「これは明日やればいいや」と思っていても子供が急に熱を出すかもしれません。「今日できることは今日する」のが鉄則です。特に他の人が絡むものは宙ぶらりんなまま休んでしまうと迷惑倍増なので、すぐに対応するのがワーキングマザーとしてのせめてものマナーかと思います。

誰でも早く帰る社会になってほしい

ここまで私のやり方を紹介してきましたが、これはワーキングマザーだけでなく、誰にでも当てはめられることだと思います。ワーキングマザーは大変だし、周りにかなり迷惑を掛けていますが、「残業できないからこそ、効率化を考える」というプラス面もあります。もちろんサービス業や工場などどうしても長時間勤務が必要な職種もあるでしょうし、そういった方々のおかげで便利な生活ができているわけですが、今の日本人は便利を追求しすぎて働きすぎではないでしょうか。技術の進歩で仕事の効率化が進んでいるはずなので、昔の日本や外国のように少しペースを落として、早く仕事が終わる分、家族と過ごしたり、趣味を楽しんだりしてもいいのではないかと私は思います。私の娘が社会に出るころには仕事もプライベートも楽しめる社会になっているといいなと心から願います。

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